I / ĐẶT VẤN ĐỀ.
1) Lý do chọn đề tài.
Dân gian ta có câu “Tiền tài là huyết mạch”. Vâng đúng vậy, mọi vấn đề nếu không có tiền thì khó có thể giải quyết được. Đây là quy luật tất yếu và cũng có thể nói rằng đó là quy luật sinh tồn của con người và xã hội ngày nay. Tuy nhiên chúng ta có thể tách rời vấn đề này theo từng lĩnh vực, trong đó lĩnh vực xã hội, tài chính đóng vai trò rất quan trọng trong các cơ quan đơn vị sự nghiệp, trong đó có ngành giáo dục. Trong các trường học, cùng với sự cấp ngân sách của nhà nước cho sự hoạt động của nhà trường thì còn các khoản thu góp của phụ huynh học sinh (PHHS) để duy trì tốt các hoạt động học tập cho học sinh bằng các khoản thu thỏa thuận giữa nhà trường với PHHS trên cơ sở văn bản quy định hướng dẫn của các cấp. Mà đặc biệt là các khoản thu thỏa thuận ở trường mầm non, nhằm đảm bảo công tác nuôi dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ như: Tiền ăn, trang thiết bị bán trú, nước, chăm sóc bán trú. Giúp trẻ vận động học tập và vui chơi như khoản thu: Học phẩm.
Để thực hiện tốt với các khoản thu, chi trong nhà trường, công khai, rõ ràng thì trách nhiệm của các thành viên từ ban giám hiệu, giáo viên các lớp rất quan trọng trong việc tuyên truyền thực hiện. Đặc biệt là kế toán với nhiệm vụ chịu trách nhiệm chính trực tiếp giúp Hiệu trưởng - Chủ tài khoản quản lý, thực hiện vấn đề thu chi tài chính. Bản thân là một nhân viên Kế toán trong trường mầm non với kinh nghiệm hơn 6 năm làm công tác kế toán mà cụ thể là công tác quản lý thu - chi tôi luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao song thực tế tôi nhận thấy các khoản thu đầu năm, thu theo tháng để đạt được kết quả tốt vẫn còn những khó khăn nhất định như PHHS đóng học cho con chưa đúng lịch, còn lác đác nên việc cập nhật sổ sách còn khó khăn ảnh hưởng tới tiến độ thu - chi và công tác kiểm tra của cấp trên. Vì vậy bản thân tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài “Một số kinh nghiệm về thực hiện công tác thu và quản lý thu - chi trong trường Mầm non”.
2) Thời gian, đối tượng và phạm vi thực hiện đề tài.
- Thời gian: Từ tháng ... đến tháng ...
- Đối tượng: CB – GV – NV và các bậc PHHS.
- Phạm vi thực hiện: Trường mầm non
3) Số liệu điều tra trước khi thực hiện giải pháp.
* Thuận lợi:
Trường thuộc loại hình công lập tự chủ một phần, được ngân sách Nhà nước cấp hàng năm, có các quyết định của Thành phố hướng dẫn các khoản thu của PHHS. Nhà trường thực hiện tốt 3 công khai như: Công khai cam kết chất lượng giáo dục và chất lượng giáo dục thực tế; Công khai điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục; Công khai thu chi tài chính.
Được sự quan tâm và giúp đỡ của các cấp chính quyền địa phương như Đảng ủy xã có nghị quyết số 02, đề án 01về nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của xã giai đoạn 2015-2020 và những năm tiếp theo, nhận thức của cán bộ, nhân dân được nâng lên.
Sự quan tâm của PHHS đối với công tác giáo dục, tham gia đóng góp các khoản thu trong nhà trường để phục vụ tốt công tác chăm sóc giáo dục trẻ.
Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tài chính, nhà trường đã tạo cho tôi một môi trường làm việc rất yên tĩnh và thoải mái, có phòng làm việc đủ diện tích theo yêu cầu, có đầy đủ trang thiết bị máy móc, công nghệ thông tin để phục vụ cho công việc tốt hơn.
Bản thân 6 năm làm công tác kế toán tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm cho bản thân từ công tác thu – chi và đây cũng chính là công việc mà tôi đã gắn bó trong nhiều năm qua.
* Khó khăn:
Do trường đóng trên địa bàn đất làng nghề nên phụ huynh học sinh còn bận việc buôn bán đi từ sáng sớm không chủ động đưa đón con tới trường, việc đưa đón phải nhờ tới ông, bà, nhiều gia đình còn gặp khó khăn về kinh tế, một số gia đình đông con phải thu xếp đóng học cho từng con nên dẫn tới việc thu tiền còn chậm trễ chưa đúng lịch. Khó khăn cho việc tổng hợp, quyết toán cuối tháng của kế toán.
* Số liệu điều tra: Năm học 2016-2017
| Số TT | Nội dung | Số liệu | Tỉ lệ | Ghi chú |
| 1 | Các khoản thu đầu năm đóng đúng lịch (tháng 9) | 550/641 trẻ | 85,8% | |
| 2 | Các khoản thu hàng tháng (thu 5 ngày đầu tháng) | 560/641 trẻ | 87,3% | |
| 3 | Thu học phí 2 kỳ/năm đúng lịch | 519/641 | 81% | |
| 4 | Các khoản chi trả tiền thực phẩm cuối tháng | 6/9 tháng | 66.7% | |
| 5 | Các khoản chi tiền khác (chăm sóc bán trú) ngày 8-10 hàng tháng | 8/9 tháng | 88,9% | |
II/ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1. Tên đề tài: “Một số kinh nghiệm về thực hiện công tác thu và quản lý thu - chi trong trường Mầm non”.
2. Các biện pháp thực hiện:
2.1. Mẫu hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách khoa học.
2.2. Làm tốt công tác chuẩn bị sổ sách, các số liệu chính xác phục vụ cho việc thu tiền đầu tháng.
2.3.Thực hiện tốt công tác thu tiền hàng tháng.
2.4. Phối hợp tốt với giáo viên, PHHS trong công tác thu tiền hàng tháng.
2.5. Tổng hợp số liệu chi và lưu trữ hồ sơ kế toán một cách khoa học định kỳ.
3. Nội dung các biện pháp thực hiện:
Công tác thu và quản lý thu - chi là nhiệm vụ quan trọng bởi nó góp phần thắng lợi cho nhiệm vụ giáo dục và nâng cao chất lượng GD&ĐT. Do đó, muốn có một kết quả thu và quản lý thu - chi tốt, bản thân tôi luôn quan tâm đến một số vấn đề sau:
3.1. Mẫu hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách khoa học.
Là một người kế toán ngoài công việc quản lý các khoản thu – chi ngân sách nhà nước, các chế độ đối với CBGVNV như các cấp học khác. Tôi còn phải song song theo dõi các khoản thu thỏa thuận khác, đây là một trong các khoản thu đặc thù của cấp học mầm non. Vì các cháu mầm non ăn ngủ cả ngày ở trường, nên có nhiều các khoản thu phục vụ các cháu như: Tiền ăn, tiền trang thiết bị bán trú, tiền nước, tiền chăm sóc bán trú, tiền học phẩm.
Làm việc trong môi trường mầm non tôi cần phải nắm rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý thu - chi, tận dụng mọi thời gian để làm việc có trách nhiệm và hiệu quả, không được chủ quan, cần phải có được sự sáng tạo nhạy bén trong việc thực hiện nhiệm vụ thu - chi. Sự sáng tạo ở đây cũng có thể là những biểu mẫu mang tính khoa học, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ kiểm tra, dễ phát hiện các sai sót, đồng thời cần phải có một biểu mẫu để dễ tổng hợp và báo cáo kịp thời với hiệu trưởng về những kết quả thu - chi, phải biết tham mưu với hiệu trưởng nhà trường, đôn đốc nhắc nhở GV, yêu cầu GV thực hiện đầy đủ những quy định về công tác thu, kế toán là người trực tiếp gặp gỡ với GV trong công tác thu, có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể những yêu cầu của nhà trường trong công tác thu và nhiệm vụ chi đối với các thành phần giao nhiệm vụ thu - chi, hướng dẫn cụ thể những công việc có liên quan đến công tác tài chính trong nhà trường, biết tham mưu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ mà mình đang đảm nhiệm.
Phải theo dõi thường xuyên việc đóng tiền học của học sinh ngay từ đầu năm học. Cập nhật kịp thời các loại chứng từ thu - chi theo quy định của nhà nước, thông báo thu - chi từng tháng để nắm bắt được một số học sinh chưa đóng tiền, thông báo cho giáo viên chủ nhiệm (GVCN) những học sinh còn thiếu tiền ăn, kết hợp với phụ huynh để nắm bắt được nguyên nhân chưa nộp của học sinh. Gửi thông báo đến GVCN và phụ huynh cập nhật các chứng từ thu - chi kịp thời. Đánh giá kết quả thu - chi vào cuối mỗi học kỳ, cuối năm học.
Để phục vụ công tác kế toán thu các khoản thu thỏa thuận được thuận lợi, dễ dàng trước hết cần có những biểu mẫu thu - chi được xây dựng sẵn áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ tài chính ban hành như: Biên lai thu, phiếu thu, phiếu chi, sổ thu và thanh toán, sổ nhật ký bàn giao, sổ chi tiết chi, bảng tổng hợp các khoản thu, báo cáo tài chính. Ở trường mầm non chúng tôi sử dụng phần mềm Kidsofd, phần mềm chuyên sâu về nuôi dưỡng (bán phiếu ăn, tính khẩu phần ăn). Tất cả đã được lập trình sẵn các biểu mẫu theo quy định nên rất thuận tiện cho công việc kế toán.
Trong phần nội dung nghiên cứu, tôi xin giới thiệu một số các biểu mẫu thu, chi đã được mẫu hóa của các khoản thu thỏa thuận. Từ các biểu mẫu đó để tổng hợp báo cáo kết quả thu - chi của các lớp theo từng nguồn, từng tháng để hiệu trưởng nắm bắt và theo dõi thông qua những con số ví dụ sau:
Mẫu 1: Phân tích các khoản thu của lớp 5 tuổi A5 tháng 3/2018
Căn cứ vào biểu phân tích này GVCN lớp cũng như hiệu trưởng đều nắm bắt được các nguồn thu của lớp trong tháng cụ thể là bao nhiêu học sinh đã đóng trên tổng số học sinh của lớp mình.
Trường Mầm Non …..
PHÂN TÍCH
Lớp 5 tuổi A5 - Tháng 03/2018 (ĐVT: VNĐ)
| TT | Nội dung thu | Số học sinh | Mức thu | Thành tiền |
| 1 | Tiền chăm sóc bán trú | 1 | 75.000 | 75.000 |
| 2 | Tiền chăm sóc bán trú | 28 | 150.000 | 4.200.000 |
| 3 | Tiền ăn | 584 | 15.000 | 8.760.000 |
| 4 | Tiền bữa ăn tự chọn | 29 | 10.000 | 290.000 |
Tổng tiền: 13.325.000đ
| Giáo viên chủ nhiệm (Ký, ghi rõ họ tên) | Ban giám hiệu (Ký tên, đóng dấu) |
Mẫu 2: Bảng tổng hợp các khoản thu
Căn cứ vào các số liệu trong bảng tổng hợp hiệu trưởng có thể nắm bắt được cụ thể tổng số học sinh của các lớp đã đóng theo từng nguồn và số tiền tổng thu cả trường trong tháng đó.
| Trường Mầm Non ….. | ||||||||||||
| BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN THU THÁNG 3/2018 (ĐVT: VNĐ) |
| |||||||||||
| TT | Lớp | Số HS | Phiếu | Phiếu | Tiền ăn | Tiền chăm sóc | Bữa ăn | Tổng | ||||
| 1 | Lớp 5T A1 | 41 | 105 | 849 | 12.735.000 | 6.150.000 | 420.000 | 19.305.000 | ||||
| 2 | Lớp 5T A2 | 36 | 79 | 756 | 11.340.000 | 5.550.000 | 370.000 | 17.260.000 | ||||
| 3 | Lớp 5T A3 | 41 | 109 | 860 | 12.900.000 | 6.375.000 | 440.000 | 19.715.000 | ||||
| 4 | Lớp 5T A4 | 40 | 83 | 862 | 12.930.000 | 6.075.000 | 420.000 | 19.425.000 | ||||
| 5 | Lớp 5T A5 | 29 | 83 | 584 | 8.760.000 | 4.275.000 | 290.000 | 13.325.000 | ||||
| 6 | Lớp 5T A6 | 31 | 54 | 659 | 9.885.000 | 4.650.000 | 310.000 | 14.845.000 | ||||
| 7 | Lớp 4T B1 | 45 | 154 | 881 | 13.215.000 | 6.600.000 | 450.000 | 20.265.000 | ||||
| 8 | Lớp 4T B2 | 39 | 112 | 797 | 11.955.000 | 5.925.000 | 400.000 | 18.280.000 | ||||
| 9 | Lớp 4T B4 | 39 | 136 | 761 | 11.415.000 | 5.850.000 | 390.000 | 17.655.000 | ||||
| 10 | Lớp 4T B3 | 36 | 89 | 763 | 11.445.000 | 5.850.000 | 400.000 | 17.695.000 | ||||
| 11 | Lớp 4T B5 | 35 | 99 | 706 | 10.590.000 | 5.100.000 | 350.000 | 16.040.000 | ||||
| 12 | Lớp 4T B6 | 36 | 90 | 751 | 11.265.000 | 5.475.000 | 360.000 | 17.100.000 | ||||
| 13 | Lớp 4T B7 | 35 | 80 | 739 | 11.085.000 | 5.175.000 | 350.000 | 16.610.000 | ||||
| 14 | Lớp 3T C1 | 35 | 88 | 701 | 10.515.000 | 5.250.000 | 350.000 | 16.115.000 | ||||
| 15 | Lớp 3T C2 | 37 | 84 | 764 | 11.460.000 | 5.925.000 | 380.000 | 17.765.000 | ||||
| 16 | Lớp NT D1 | 23 | 94 | 445 | 6.675.000 | 3.300.000 | 240.000 | 10.215.000 | ||||
| 17 | Lớp NT D2 | 40 | 106 | 814 | 12.210.000 | 5.925.000 | 400.000 | 18.535.000 | ||||
| Tổng cộng | 618 | 1,645 | 12,692 | 190.380.000 | 93.450.000 | 6.320.000 | 290.150.000 | |||||
| Thủ quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) | Kế toán (Ký tên, đóng dấu) | Hiệu trưởng (Ký tên, đóng dấu) |
Đồng thời kế toán căn cứ vào số liệu trên định khoản vào sổ kế toán theo từng nguồn thu.
Định khoản Thu tiền ăn tháng 3/2018 như sau:
- Thu tiền ăn tháng 3/2018
Nợ TK 1111: 190.380.000
Có TK 33718: 190.380.000 (nguồn 0903, tiểu mục 7799)
- Xác định phần giữ lại đơn vị tiền ăn tháng 3/2018 để chi:
Nợ TK 0181: 190.380.000 (tiểu mục 7799)
- Nộp tiền ăn tháng 3/2018 vào tài khoản tiền gửi:
- Nợ TK 112118: 190.380.000
Có TK 1111: 190.380.000 (nguồn 0903, tiểu mục 7799)
Tương tự đối với các nguồn thu chăm sóc bán trú, bữa ăn tự chọn kế toán lần lượt định khoản vào sổ kế toán như nguồn thu tiền ăn.
Mẫu 3: Báo cáo tài chính
Mẫu báo cáo tài chính thể hiện số tiền tồn đầu kỳ, phát sinh tăng trong kỳ (thu), phát sinh giảm trong kỳ (chi), tồn cuối kỳ (còn lại) của từng nguồn thu là bao nhiêu tiền. Đây là biểu báo cáo tổng hợp thể hiện con số tổng thu – tổng chi và tồn quỹ của đơn vị mình.
Trường mầm non …..
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Tháng 03/2018
ĐVT: VNĐ
| TT | Diễn giải | Số tiền | |||
| Tồn đầu kỳ | Thu | Chi | Tồn | ||
| 1 | Bữa ăn tự chọn | 951.000 | 6.320.000 | 5.270.000 | 2.001.000 |
| 2 | Tiền ăn | 22.271.200 | 190.380.000 | 178.455.000 | 34.196.200 |
| 3 | Tiền chăm sóc bán trú | 106.878.000 | 93.450.000 | 77.419.000 | 122.909.000 |
| 4 | Tiền học phẩm | 666.000 | 0 | 0 | 666.000 |
| 5 | Tiền đồ dùng bán trú | 574.000 | 0 | 0 | 574.000 |
| 6 | Tiền nước | 32.390.000 | 0 | 0 | 32.390.000 |
| Tổng cộng | 163.720.200 | 290.150.000 | 261.144.000 | 192.736.200 | |
Việc thực hiện mẫu hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách khoa học đã giúp cho CBGVNV, PHHS dễ hiểu, rõ hơn về các khoản thu thuận trong nhà trường và thuận tiện cho công tác kiểm tra của các cấp ban ngành.
3.2. Làm tốt công tác chuẩn bị sổ sách, các số liệu chính xác phục vụ cho việc thu tiền đầu tháng.
Để việc thu tiền đầu tháng sau được tiến hành một cách thuận lợi, không để PHHS phải chờ đợi lâu khi đóng tiền cho con, thì việc chuẩn bị sổ sách, các số liệu chính xác của tháng trước hết sức quan trọng. Vào ngày cuối cùng của tháng đó tôi gửi danh sách cập nhật phiếu mua cho từng lớp để GVCN cập nhật phiếu ăn của từng học sinh sau đó tiến hành cộng tổng phiếu ăn của lớp kết hợp đối chiếu với số xuất ăn sao cho khớp với sổ báo ăn của nhà bếp.
Công việc chốt phiếu ăn cuối tháng phải hoàn toàn chính xác, sau khi tổng hợp được phiếu ăn của 17 lớp với tổng số 632 học sinh, tôi tiến hành thao tác vào phần mềm mục “Chấm ăn” theo từng lớp, từng học sinh để ra kết quả phiếu ăn tồn cuối tháng. Công việc đòi hỏi người kế toán phải thật tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, tưởng chừng như là dễ nhưng thực ra rất khó nếu vào nhầm tăng 01 phiếu ăn của học sinh ảnh hưởng tới việc chấm ăn của GVCN lớp đó đặc biệt làm mất uy tín của PHHS với nhà trường, nếu vào nhầm giảm 01 phiếu ăn thì ảnh hưởng tới việc thất thoát nguồn tiền ăn. Đây chỉ là một con số giả thiết nhỏ đã có tác động mạnh mẽ tới công việc thu - chi của nhà trường.
Việc tổng hợp chốt phiếu ăn cuối tháng để nắm bắt được học sinh đã mua phiếu ăn đủ và chưa mua phiếu, tất cả những học sinh chưa mua phiếu ăn đều được thể hiện là số phiếu tồn (âm) vì vậy khi kế toán bán phiếu dễ dàng nhận biết được những học sinh nào còn nợ tiền tháng trước để viết phiếu thu cộng dồn hai tháng, trên nguyên tắc thì không được ăn chịu tuy nhiên với điều kiện kinh tế của một số gia đình vẫn còn khó khăn vì vậy nhà trường cũng đã tạo điều kiện cho con em họ được theo học đầy đủ và sang tháng sau nộp hoàn đủ số tiền còn thiếu.
Qua đây tôi cũng nhận thức thấy để làm tốt được công việc này đòi hỏi một người kế toán phải có trình độ chuyên môn, năng lực công tác, nhanh nhẹn, nhạy bén trong công việc, làm việc phải có tính khoa học, phải biết tìm tòi sáng tạo, biết áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến để thiết kế các biểu mẫu mang tính khoa học hơn, thuận tiện hơn trong việc chốt phiếu ăn cuối tháng.
3.3. Thực hiện tốt công tác thu tiền hàng tháng.
Với đặc thù trường mầm non, trẻ ăn bán trú tại trường 100%, theo quy định của cấp học, kế toán, thủ quỹ là người trực tiếp thu tiền của PHHS, GV không được thu hộ PHHS. Công việc định kỳ của người kế toán trong trường mầm non là bán phiếu ăn hàng tháng. Từ những ngày đầu mới vào trường tôi còn gặp rất nhiều bỡ ngỡ, khó khăn đầu tiên là về kinh nghiệm trong công tác còn nhiều điều mới lạ giữa công việc thực tế và lý thuyết được học trong nhà trường, khó khăn về việc làm quen với công việc bán phiếu hàng tháng một trong những khoản thu đặc thù của cấp học mầm non.
Những năm gần đây với sự áp dụng của công nghệ thông tin (CNTT) cụ thể là phần mềm Kidsofd trong việc bán phiếu ăn hàng tháng, vào những ngày đầu tháng từ mùng 1- mùng 5 định kỳ (không kể ngày nghỉ) bộ phận kế toán cùng với thủ quỹ tổ chức bán phiếu ăn. Công việc bán phiếu trên máy thuận tiện hơn rất nhiều so với những ngày đầu còn viết phiếu tay -> vào sổ -> cộng sổ tất cả đều rất mất thời gian, khó kiểm soát và tốn nhiều công sức, việc cập nhật và cung cấp số liệu không được kịp thời, sổ sách chưa được gọn gàng, khoa học.
Giờ đây cùng với việc bán phiếu ăn trên máy phụ huynh cũng không phải chờ đợi, xếp hàng đóng tiền lâu như trước nữa, kế toán cũng không phải dò tên, phiếu ăn của từng học sinh. Mà số liệu đã được sắp xếp rất khoa học, không xảy ra trường hợp nhầm tên, nhầm lớp. Phụ huynh chỉ cần đọc tên trẻ và kế toán chỉ cần một thao tác nhỏ đánh mã học sinh là có được thông tin đầy đủ của học sinh đó cụ thể như thế nào, rất nhanh và chính xác. Hơn thế nữa biên lai thu được in ra phẳng phiu, sạch sẽ, dễ hiểu và khoa học.
Công việc thu tiền định kỳ hàng tháng cũng là dịp để tôi gặp gỡ, giao tiếp với PHHS. Tiếp xúc với hơn 600 PHHS, một số lượng rất lớn cũng không tránh khỏi những thắc mắc, đặc biệt là trong tháng 9 bao gồm cả những khoản thu đầu năm, có rất nhiều ý kiến lúc đầu chưa nắm rõ về các khoản thu. Một phần là do PHHS không đi họp phụ huynh cho các con do nhà trường tổ chức vào dịp đầu năm học nên không nắm bắt được tình hình các khoản thu theo quy định. Việc thắc mắc của các bậc phụ huynh làm mất rất nhiều thời gian để giải thích, ảnh hưởng tới sự chờ đợi của những người thu tiếp theo. Tuy nhiên vấn đề đó đều được chúng tôi giải thích cụ thể, rõ ràng nên phụ huynh cũng đã hiểu và vui vẻ chấp hành đóng góp đầy đủ các khoản thu quy định của nhà trường.
Mặt khác hoàn cảnh kinh tế của địa phương còn gặp rất nhiều khó khăn do đó việc thu tiền học phí của học sinh phải thu làm nhiều lần, đóng tiền ăn hàng tháng còn chậm trễ. Vì thế bản thân tôi phải thường xuyên đôn đốc GVCN của các lớp phải thường xuyên nhắc nhở học sinh nộp tiền đầy đủ, kịp thời và báo cáo danh sách cho kế toán, thủ quỹ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý để kịp thời cập nhật vào sổ theo quy định.
3.4. Phối hợp tốt với giáo viên, CMHS trong công tác thu tiền hàng tháng.
Với lịch bán phiếu trong 05 ngày đầu tháng cùng với sự kết hợp của bộ phận tài chính với GV trên lớp để đôn đốc phụ huynh mua phiếu ăn cho con. Với địa điểm trường có 2 khu, nhà trường thống nhất quy định từ đầu năm học lịch thu tiền 5 ngày đầu tháng, khu A từ mùng 1-3, khu B từ mùng 4-5 (không kể ngày nghỉ và ngày lễ Tết). Đa số PHHS đã chấp hành đúng lịch, tuy nhiên trong những ngày quy định việc thu tiền vẫn chưa được hoàn thành 100%, vẫn tồn tại những bậc phụ huynh mua phiếu chậm trễ, rải rác không theo lịch, ngày nào cũng có phụ huynh đóng tiền thậm chí đến hết tháng.
Với đặc thù là kế toán ngành mầm non rất nhiều việc nên tôi phải sắp xếp thời gian khoa học để làm sao tất cả công việc được hoàn thành đúng thời gian quy định. Vì vậy sau những ngày thu tiền quy định tôi và thủ quỹ không thể ngồi song song cùng thu tiền, công việc của tôi không những theo dõi các khoản thu như tiền ăn, chăm sóc bán trú, tiền nước, học phẩm, đồ dùng bán trú, học phí mà còn theo dõi thu chi bên NSNN. Cứ định kỳ từ ngày 10-15 hàng tháng tôi chuyển khoản lương cho CBGVNV, tổng hợp báo cáo tháng, báo cáo hàng quý, xây dựng dự toán, thống kê, tập huấn, đi nội vụ duyệt tăng lương định kỳ, làm chế độ BHXH, thanh toán các khoản chi phí khác như: tiền điện sinh hoạt, tiền vệ sinh, chi phí tiếp tiếp khách, hội nghị…. nộp báo cáo tài chính, công việc đòi hỏi đi lại rất nhiều không có mặt thường xuyên tại trường, hơn nữa việc đóng tiền chưa đúng quy định ảnh hưởng rất nhiều tới tiến độ của những công việc khác.
Cũng chính những bất cập đó tôi đã suy nghĩ rất nhiều và tìm ra cho mình biện pháp khả thi là tất cả những cháu chưa đóng học còn lại tôi đã in biên lai thu ra sẵn, phân loại theo từng lớp, sắp xếp theo thứ tự số biên lai thu và bàn giao cho thủ quỹ thu, đến cuối tháng kiểm tra chốt số liệu với thủ quỹ, trường hợp vẫn còn những cháu chưa đóng tiền thì tôi thông báo trực tiếp với GVCN lớp nhắc nhở phụ huynh đồng thời gửi giấy thông báo cho PHHS để kịp thời đóng góp. Với biện pháp này tôi thấy hiệu quả và thuận tiện hơn rất nhiều trong việc bán phiếu vừa thuận lợi cho phụ huynh cũng như giảm bớt thời gian để tôi hoàn thành công việc khác của mình.
3.5. Tổng hợp số liệu thu - chi và lưu trữ hồ sơ kế toán một cách khoa học định kỳ.
Tổng hợp số liệu thu - chi là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của các khoản thu chi phát sinh trong tháng cụ thể nhằm báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng đơn vị nắm bắt nghiệp vụ làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
Lưu trữ hồ sơ kế toán định kỳ là biện pháp sắp xếp các hóa đơn chứng từ một cách khoa học dễ tìm kiếm, dễ kiểm tra, cất trữ lại sau khi kết thúc kỳ báo cáo.
a) Tổng hợp số liệu thu chi:
Mọi biến động phát sinh thu chi trong tháng của đơn vị đều được kế toán tổng hợp số liệu và phân loại theo từng nguồn thu chi, báo cáo tổng hợp chi tiết trình lên hiệu trưởng ký duyệt và có đầy đủ các chữ ký của thành phần trong chứng từ sau đó tiến hành đóng chứng từ theo từng nguồn chi riêng biệt. Cụ thể công việc được tiến hành theo các bước như sau:
Kết thúc lịch thu tiền theo quy định, căn cứ Qui chế chi tiêu nội bộ của nhà trường. Tôi tiến hành công việc định kỳ cụ thể là ngày 09 hàng tháng thanh toán tiền công bán trú, dựa trên những số liệu được tổng hợp từ bộ phận chấm công chuyển lên, giữa bảng chấm công và bảng lương đã được chúng tôi thống nhất danh sách sắp xếp tên theo thứ tự chính vì lẽ đó công việc lập bảng thanh toán tiền lương bán trú được tôi tổng hợp rất nhanh và chính xác rồi trình Hiệu trưởng duyệt chi và giao thủ quỹ xuất quỹ chi.
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/
Sau khi lập xong bảng thanh toán tiền công bán trú tôi tiến hành định khoản trên phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Das 10.0.25 cụ thể ghi:
- Rút tiền bán trú về nhập quỹ:
Nợ TK 1111:
Có TK 112118: (Tiểu mục: 7049, 6099)
- Xuất quỹ chi tiền công bán trú:
Nợ TK 61111, 61112:
Có TK 1111: (Tiểu mục: 6099,7049)
Tiếp đó là ngày mùng 10 hàng tháng tiến hành thanh toán tiền hàng chợ với các nhà cung ứng thực phẩm, phối hợp với Hiệu phó quản lý nuôi dưỡng, tổ trưởng tổ bếp tổng hợp các hóa đơn của từng nhà cung ứng đã được sắp xếp theo thứ tự từng ngày, đối chiếu với sổ giao nhận thực phẩm. Sau khi các nhà cung ứng thực phẩm đến lập “ Bảng kê đề nghị thanh toán” đối chiếu khớp với số liệu của nhà trường thì Hiệu phó ký xác nhận, chuyển sang cho kế toán viết phiếu chi thanh toán, cuối cùng chuyển sang cho Hiệu trưởng duyệt chi và thủ quỹ xuất quỹ chi.
Quy trình thanh toán thực phẩm được định khoản như sau:
- Rút tiền ăn về nhập quỹ:
Nợ TK 1111:
Có TK 112118: (Tiểu mục: 6401)
- Xuất quỹ chi tiền công bán trú:
Nợ TK 61111:
Có TK 1111: (Tiểu mục: 6401)
Mẫu Bảng tổng hợp thanh toán thực phẩm của trẻ
Trường Mầm non ….
| BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN THỰC PHẨM CỦA TRẺ THÁNG 3/2018 (ĐVT: VNĐ) | ||||||||||||
| Số TT | Hóa đơn | Chứng từ | Mã NDKT | Nội dung chi | Số tiền | |||||||
| Số | Ngày/ | Số | Ngày/ | Số lượng | Định mức | Thành tiền | ||||||
| tháng/ | tháng/ | |||||||||||
| năm | năm | |||||||||||
| 1 | | | 117 | 28/02/ 2018 | 6401 | Thanh toán tiền thịt tháng 3 | | | 85.067.000 | |||
| 2 | | | 118 | Thanh toán ga đun tháng 3 | | | 10.120.000 | |||||
| 3 | | | 119 | Thanh toán tiền gạo, đậu, lạc tháng 03 | | | 30.039.000 | |||||
| 4 | | | 120 | Thanh toán tiền đậu phụ tháng 3 | | | 2.528.000 | |||||
| 5 | | | 122 | Thanh toán tiền bún, bánh cuốn, phở tháng 3 | | | 2.173.000 | |||||
| 6 | | | 123 | Thanh toán tiền tôm, cua, cá tháng 3 | | | 7.920.000 | |||||
| 7 | | | 124 | Thanh toán tiền sữa tháng 3 | | | 18.712.000 | |||||
| 8 | | | 125 | Thanh toán tiền rau, củ, quả tháng 3 | | | 13.583.000 | |||||
| 9 | | | 126 | Thanh toán tiền hàng kho tháng 3 | | | 8.313.000 | |||||
| | | | | | | Cộng: | | | 178.455.000 | |||
| Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi tám triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn đồng chẵn./. | ||||||||||||
| Bích Hòa, ngày 30 tháng 03 năm 2018 | ||||||||||||
| Kế toán | Thủy quỹ | Hiệu trưởng | ||||||||||
Với các khoản chi khác như: tiền nước, đồ dùng bán trú, học phẩm hóa đơn chứng từ được thực hiện theo quy định của Bộ tài chính. Tất cả các nguồn thu người mua hàng phải xuất trình hóa đơn đỏ thì kế toán mới viết phiếu chi thanh toán. Và quy định người mua hàng phải thanh toán kịp thời không để tồn đọng làm ảnh hưởng tới việc cập nhật sổ sách, chậm chễ trong việc báo cáo tài chính. Qua đó trong năm học công việc của tôi cũng đã thuận lợi và phát huy hơn rất nhiều.
b) Lưu trữ hồ sơ kế toán một cách khoa học định kỳ .
Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn thu chi trong nhà trường, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động, công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng CNTT, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
Như kế toán trong trường mầm non đối với các khoản thu thoản thuận có các loại chứng từ, biểu mẫu, sổ sách của kế toán rất đa dạng như: sổ tính khẩu phần ăn, chứng từ chi ăn, chi chăm sóc bán trú, học phẩm, nước, trang thiết bị bán trú, các loại sổ dùng cho các khoản thu thỏa thuận như sổ chi tiết chi, sổ nhật ký bàn giao, tổng hợp thu chi, … và rất nhiều các biểu mẫu khác có liên quan. Rồi các loại sổ sách bên nguồn ngân sách, tất cả đều rất quan trọng phải lưu trữ cẩn thận vì chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức được vấn đề trên tôi thấy cần phải có những giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán tốt không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động, sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình đổi mới của đất nước nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp góp phần thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho hiệu trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt.
- Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó không phá huỷ hồ sơ…Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công. Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho vào hộp tài liệu đóng lại theo quý, năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới không bị hư, mục nát.
III/ KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1) Kết luận.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong việc thực hiện công tác thu và quản lý thu – chi tài chính trong nhà trường bản thân tôi kế toán đơn vị không ngừng trau dồi đạo đức cách mạng tận tâm tận lực, tuyệt đối chấp hành thực hiện công tác quản lý, thu chi tài chính theo đúng tiêu chuẩn định mức qui định khi thực hiện nhiệm vụ lấy cơ sở pháp lý là luật và các văn bản pháp qui hướng dẫn hiện hành.
Bản thân thường xuyên bổ sung kiến thức nắm bắt văn bản chế độ chính sách mới kịp thời, thực hiện chi trả đúng, đủ và kịp thời mọi chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên và học sinh.
Thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao luôn nêu cao trách nhiệm là bộ phận phục vụ sự nghiệp giáo dục và Đào tạo.
Thực hiện quản lý thu – chi tài chính đúng theo luật ngân sách nhà nước tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát chứng từ, thực hiện đối chiếu kiểm tra trước tham mưu chi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Là một người làm công tác kế toán ngoài việc cần phải có trình độ chuyên môn, năng lực công tác thì bản thân còn phải luôn trau dồi kiến thức, tự tu dưỡng bản thân, luôn có tinh thần học hỏi để có kinh nghiệm hơn trong công tác.
Từ những vấn đề trên tôi đã đạt được những hiệu quả như sau:
-> Thu-chi theo đúng quy định hiện hành. Báo cáo, cung cấp thông tin, quyết toán kịp thời với chủ tài khoản, cơ quan cấp trên. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán. Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của tài chính.
-> Chứng từ thu-chi đầy đủ và rõ ràng hơn. Hồ sơ thu-chi được bảo quản và lưu trữ tốt. Sắp xếp có khoa học khi cần cung cấp thông tin nào thì không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Qua kết quả thu được sau khi nghiên cứu và thực hiện đề tài tôi thấy là một con số mà bản thân tôi đã mong đợi mà trong gần một năm tôi đã dày công nghiên cứu, với sự nỗ lực lớn của bản thân, sự giúp đỡ BGH, các bậc phụ huynh và đồng nghiệp. Công tác thu và quản lý thu – chi trong nhà trường được nâng lên rõ rệt.
*Số liệu điều tra sau khi thực hiện đề tài:
| TT | Nội dung khảo sát | Trước khi thực hiện đề tài | Sau khi thực hiện đề tài | Tăng | ||
| Số liệu | Tỷ lệ | Số liệu | Tỷ lệ | |||
| 1 | Các khoản thu đầu năm đóng đúng lịch (tháng 9) | 550/641 trẻ | 85,8% | 603/632 trẻ | 95,4% | 9,6% |
| 2 | Các khoản thu hàng tháng (thu 5 ngày đầu tháng) | 560/641 trẻ | 87,3% | 600/632 trẻ | 94.9% | 7.6% |
| 3 | Thu học phí 2 kỳ/năm đúng lịch | 519/641 | 81% | 604/632 trẻ | 95.6% | 14.6% |
| 4 | Các khoản chi trả tiền thực phẩm cuối tháng | 6/9 tháng | 66.7% | 8/9 tháng | 88,9% | 22.2% |
| 5 | Các khoản chi tiền khác (chăm sóc bán trú) ngày 8-10 hàng tháng | 8/9 tháng | 88,9% | 9/9 tháng | 100% | 11.1% |
2. Khuyến nghị và đề xuất.
2.1. Khuyến nghị.
Để công việc của kế toán hoàn thành tốt niệm vụ, Tôi rất mong nhận được sự quan tâm hơn nữa của các cấp, ban ngành tạo điều kiện về cơ sở vật chất kinh phí để nhà trường mua sắm thêm một số thiết bị cho văn phòng, trường lớp. Mở thêm các lớp tập huấn về nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho kế toán. Cần có chế độ đãi ngộ hơn để động viên về mặt tinh thần giúp cho đội ngũ làm kế toán, bảo vệ ở trường học giảm bớt khó khăn, đảm bảo được đời sống giúp nhân viên yên tâm công tác phục vụ lâu dài, tận tụy hơn với công việc.
Các cơ quan liên quan cần có sự thống nhất trong triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý thu - chi cho các đơn vị trường học.
2.2. Đề xuất.
Trên thực tế cũng tồn tại nhiều bất cập như quản lý ngân sách giáo dục; chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và tài chính trong các cơ sở giáo dục công lập nhìn chung còn hạn chế về tác dụng… đội ngũ làm công tác kế toán về chế độ chưa được quan tâm nhiều.
VD: - GV kể từ tháng 05/2011 đến nay tất cả các GV công tác được 05 năm thì được hưởng phụ cấp thâm niên theo nghề là 5% và hàng năm cứ đủ 12 tháng thì sẽ được tăng thêm 1% .
- Còn đội ngũ làm kế toán, văn phòng ở các xã, huyện thì lại được hưởng phụ cấp công vụ năm 2011 được hưởng 10% và năm 2012 được tăng lên 25%. Trong khi đó đội ngũ làm công tác kế toán ở đơn vị trường học thì lại không được hưởng các chế độ đó, đây là một thiệt thòi đối với đội ngũ làm kế toán, văn phòng ở trường học nói chung. Vì vậy đề nghị Nhà nước nên có chế độ cho các cán bộ, nhân viên kế toán để nguồn thu nhập được ổn định hơn.
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, xử lý công việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/